Wszystkie spółki, które podlegają przepisom ustawy o rachunkowości (są zobowiązane do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych) są zobowiązane do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego. Dokument powinien być gotowy w ciągu 3 miesięcy, licząc od dnia bilansowego, który zazwyczaj przypada na dzień 31 grudnia. Sprawozdanie musi zostać zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego. W czasie nie dłuższym niż 15 dni zatwierdzone sprawozdanie finansowe prowadzi do ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych. Zdarzają się jednak sytuacje, w których w sprawozdaniach pojawiają się błędy. W jaki sposób można je skorygować? Czy ich wystąpienie wiąże się z konsekwencjami prawnymi lub finansowymi?
Jak powstają błędy w sprawozdaniach finansowych?
Przyczyn występowania błędów w sprawozdaniach finansowych nie ma tak naprawdę wiele. Do takiego stanu może doprowadzi nieuwzględnienie lub błędne uwzględnienie niektórych informacji, które istotnie wpływają na ostateczną formę sprawozdania i zaprezentowane w nim wyniki. Za błędy w sprawozdaniu może odpowiadać również niewłaściwe ujęcie, błędna wycena lub niewłaściwa prezentacja informacji.Niezależnie od genezy wystąpienia błędu, strona korygująca zawsze musi sprawdzić, czy jego zaistnienie może w znaczący sposób wpłynąć na decyzję gospodarczą strony sporządzającej sprawozdanie finansowe. Nie jest to jednak łatwe, ponieważ w stawie o rachunkowości nie została ustalona hierarchia istotności popełnianych w sprawozdaniach błędach. To korygujący musi ustalić, które nich są mniej, a które bardziej istotne, poprzez ocenę skutków ich istnienia.
Korekta błędów i ocena ich istotności
Zdarzają się sytuacje, w których roczne sprawozdanie finansowe zawiera błędy, w związku z czym konieczne jest wykonanie korekty. Czasem winna temu jest sama spółka, w innych przypadkach zdarza się tak, że sporządzający sprawozdanie otrzymał istotne informacje tuż po ukończeniu tworzenia dokumentu, który został przesłany do stwierdzenia. Zdarzają się również błędy wykryte dopiero przez biegłego rewidenta kontrolującego prawidłowość sporządzonego sprawozdania. Niezależnie od tego, kto wykrył zaistniałe błędy, muszą one zostać w odpowiedni sposób skorygowane. W przypadku poprawy błędów w istniejącym już sprawozdaniu należy sporządzić je ponownie. Nowy dokument powinien uwzględniać korektę, ponadto musi mieć taką samą strukturę, formę i podpisy jak poprzedni, który wykonany został z błędami.
Rodzaje błędów występujących w sprawozdaniach finansowych
Pomyłki arytmetyczne, niedopatrzenie w rozliczeniach, brak znajomości zasad rachunkowości to tylko niektóre przyczyny występowania błędów w sprawozdaniach finansowych.
Mając na uwadze wpływ błędów w sprawozdaniach finansowych, można podzielić je na istotne i nieistotne.
Błędy można klasyfikować również z uwzględnieniem momentu ich ujawnienia. W tym przypadku dzieli się je na:
- wykryte przed sprawozdaniem,
- wykryte po sporządzeniu sprawozdania,
- wykryte po zatwierdzeniu sprawozdania.
Ostatnia klasyfikacja błędów ma na uwadze moment ich popełnienia, czyli:
- błędy popełnione w bieżącym roku obrotowym,
- błędy popełnione w poprzednich latach obrotowych.
Warto zdawać sobie sprawę z tego, że rodzaj błędu ma duży wpływ na zastosowany sposób korekty.
Jak skorygować błędy w sporządzonym, ale jeszcze niezatwierdzonym sprawozdaniu?
Wszystkie błędy wykryte przed sprowadzeniem rocznego sprawozdania zawsze powinny być korygowane w księgach rachunkowych dla roku obrotowego, w którym zostały popełnione. Jeżeli sprawozdanie jest gotowe (ale nie zatwierdzone) i wykryte zostaną w nim błędy, muszą zostać skorygowane nie tylko w księgach rachunkowych, ale i w samym sprawozdaniu. Zasada ta dotyczy błędów istotnych. W przypadku nieistotnych skutki błędów można przypisywać do ksiąg rachunkowych roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały popełnione.
Jak skorygować błędy w sprawozdaniu, które już zostało zatwierdzone?
Jeżeli do spółki trafią informacje o istotnych zdarzeniach mających ważny wpływ na sprawozdanie finansowe po jego zatwierdzeniu, wówczas ich zaistnienie musi zostać ujęte w postaci skutków w księgach rachunkowych roku obrotowego, odpowiedniego dla dnia, w którym informacje te zostały przekazane. Jeżeli przez błąd nie ma możliwości uznania sprawozdania finansowego za rzetelny, w takim przypadku kwota korekty błędu musi zostać określona jako „zysk/ strata z lat ubiegłych”. Błędy z poprzednich lat obrotowych korygowane są w bieżącym roku lub tuż po jego zakończeniu, ale jeszcze przed zatwierdzeniem obecnego sprawozdania finansowego.
Skutki ujawnienia błędów w sprawozdaniu
Każda spółka, w której sprawozdaniach finansowych wykryto błędy, musi szczegółowo wyjaśnić okoliczności ich powstania. Bardzo ważne jest określenie rodzaju błędu, podanie kwoty korekty zarówno dla bieżącego roku obrotowego, jak i lat poprzednich oraz podanie informacji o przychodach i kosztach wynikających z błędu popełnionego w latach poprzednich. Nie zawsze jednak ustalenie kwot błędów będzie możliwe. W takim przypadku należy określić, na czym polegał błąd w sprawozdaniu i rzetelnie wyjaśnić, dlaczego określenie kwot z nim związanych nie jest możliwe.
