Zakładanie spółki z o.o. wymaga spełnienia szeregu formalności. Obecnie odbywa się to przez system S24, który znacząco ułatwia i przyspiesza cały proces rejestracji. Aby rozpocząć działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, przedsiębiorca musi również dostarczyć odpowiednie dokumenty zgłoszeniowe do kluczowych organów – urzędu skarbowego i ZUS. Lista obowiązków jest jednak jeszcze dłuższa.
Zakładanie spółki z o. o. – rachunek bankowy
Kiedy wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym zostanie już uzyskany, osoba prowadząca spółkę jest zobowiązana do założenia specjalnego konta rozliczeniowego w banku. Rachunek ten posłuży m.in. do opłacania składek ZUS i podatków. Numer tego konta należy zgłosić na druku NIP 8 do Urzędu Skarbowego. Rachunek rozliczeniowy nie tylko zwiększa przejrzystość wykonywanych operacji dla urzędów, ale też oszczędza czas przedsiębiorcy przy tworzeniu raportów kasowych niezbędnych przy realizacji operacji gotówkowych spółki.
Składanie druku NIP 8
NIP 8 to specjalny druk, który stanowi deklarację zgłoszenia firmy, aktualizacji jej danych oraz miejsca przechowywania dokumentacji księgowej. Dokument ten należy zgłosić do urzędu skarbowego w terminie maksymalnie 21 dni od daty rejestracji. Jeżeli spółka ma być płatnikiem składek ZUS, czas na zgłoszenie druku to 7 dni. Deklaracja powinna zawierać informacje o danych osoby prowadzącej dokumentację rachunkową, miejscu działalności czy informacja kontaktowych spółki i wspólników. Do NIP 8 można też nieobowiązkowo dołączyć dokument, który potwierdzi posiadanie prawa do lokalu zajmowanego przez spółkę oraz umowę zwartą z bankiem o prowadzenie rachunku. Deklaracja powinna być zgłoszona ponownie w sytuacji, gdy nastąpią zmiany w danych rejestrowych. Dotyczy to np. zmiany adresu, biura rachunkowego prowadzącego księgowość czy numeru konta bankowego spółki. Aktualizację należy zgłosić w terminie do 7 dni od daty zaistnienia zmiany.
Zakładanie spółki z o. o. – podatki
Przy zakładaniu spółki z o. o. przez serwis S24 należy pamiętać, że taka forma prowadzenia działalności podlega opodatkowaniu. Obowiązek spłaty podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) leży na wspólnikach firmy i powstaje w momencie zawarcia umowy lub później – jeżeli nastąpi w niej zmiana powodująca podwyższenie podstawy opodatkowania, bądź też wystąpią dopłaty do spółki. Znaczenie ma przy tym wysokość kapitału zakładowego.
Podatek od czynności cywilnoprawnych
Od podstawy opodatkowania można odliczyć opłatę sądową, która jest związana z wpisem spółki do rejestru przedsiębiorców lub wynika ze zmian dotyczących wkładu. Odliczeniu podlega też opłata za zamieszczenie ogłoszenia o wpisach w Monitorze Sadowym i Gospodarczym. Stawka podatku wynosi 0,5%, a za jego pobieranie odpowiada naczelnik urzędu skarbowego odpowiedni dla siedziby danej spółki z o. o. Podatnik musi obliczyć wysokość stawki samodzielnie, a także złożyć deklarację PCC-3 oraz wpłacić finalną kwotę do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od daty powstania obowiązku podatkowego lub w dniu zawarcia nowej spółki. Obowiązek spłaty występuje też w przypadku zaciągania pożyczek – ale jedynie od podmiotów innych, niż wspólnicy.
Zakładanie spółki z o.o. – rejestracja VAT
Jeżeli spóła z o. o. chce lub mus być czynnym podatnikiem VAT, zobowiązana jest do złożenia deklaracji zgłoszeniowej do podatku od towarów i usług. Na druku z VAT R można też zgłosić też VAT-UE, który dotyczy przedsiębiorców dokonujących wewnętrznych transakcji we wspólnocie Unii Europejskiej. Sama rejestracja do VAT może być dobrowolna lub obligatoryjna. Ta druga wynika ze sprzedaży towarów lub świadczenia usług, których nie obejmuje zwolnienie z tego podatku.
Deklaracja VAT R
Deklaracja VAT może być złożona do urzędu skarbowego zarówno osobiście lub pocztą, jak i elektronicznie za pośrednictwem profilu zaufanego czy podpisu elektronicznego. Przed jej udokumentowaniem urząd wzywa spółkę do przedstawieniu oświadczań pozwalających na rejestrację, w tym tytułu prawnego do lokalu. San proces trwa średnio od kilku dni od nawet kilku miesięcy, zależnie od szybkości dostarczenia kompletu dokumentów do urzędu. Jeżeli podatnik jest zwolniony z VAT, ma obowiązek aktualizacji zgłoszenia VAT R przed rozpoczęciem sprzedaży towarów i usług niepodlegających zwolnieniu oraz przed utratą prawa do zwolnienia podmiotowego. Konieczność takiej aktualizacji jest również wymagana przed nadejściem miesiąca, w którym dany podatnik wyraża rezygnację ze zwolnienia podmiotowego przed przed datą wykonania pierwszych operacji podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT przy rezygnacji ze zwolnienia podmiotowego.
Zakładanie spółki z o. o. – składki ZUS
Obowiązek złożenia druku zgłoszeniowego płatnika składek ZUS dotyczy spółek z o.o., które zamierzają je opłacać. Należy to zrobić w terminie 7 dni od dnia zatrudnienia pierwszego pracownika, bądź też powstania stosunku prawnego obejmującego ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla tej osoby. W przypadku dokonania takiego zgłoszenia przez spółkę znajdującą się w stanie organizacji, w terminie 14 dni od zaistnienia zmian konieczne jest zaktualizowanie danych.
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych
Obowiązek rejestracji w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych występuje po zarejestrowaniu spółki z o. o. Do CRBR wpisywane są osoby sprawujące w takiej firmie kontrolę pośrednią lub bezpośrednią. Dotyczy to udziałowców dysponujących ponad 25% głosów lub udziałów, a także członków zarządu oraz innych reprezentantów. Wpis ten powinien być dokonany elektronicznie za pośrednictwem strony rządowej, w terminie 7 dni od daty rejestracji w KRS. Za dokonanie zgłoszenia odpowiada najczęściej wspólnik w spółce osobowej, bądź też zarząd w spółce kapitałowej. Niewywiązanie się z tego obowiązku grozi karą sięgającą nawet miliona złotych.
Spółka z o. o – sprawozdanie finansowe
Spółka z o. o pod koniec każdego roku ma obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego, a także corocznej deklaracji CIT 8 z wymaganymi załącznikami. W niektórych przypadkach podlega to badaniom wykonywanym przez biegłego rewidenta. W standardowym sprawozdaniu finansowym powinno znaleźć się wprowadzenie, bilans spółki, rachunek zysków i strat oraz sprawozdanie zarządu z działalności spółki, a także protokół zgromadzenia wspólników z uchwałą zatwierdzająca cały proces oraz uchwałę o podziale zysków. Do obowiązków związanych z zakładaniem spółki z o. o. można ponadto zaliczyć m.in. wymogi w zakresie ochrony środowiska czy podatku od posiadanej nieruchomości.
