Działalność gospodarcza wiąże się z analizą wielu czynników, w tym kalkulacją ryzyka czy kosztów uzyskania przychodów. Pośród wspomnianych zagadnień warto zwrócić uwagę na temat wykorzystania samochodu prywatnego do celów służbowych. W praktyce jest to dozwolone działanie, które potocznie określa się mianem kilometrówki. Szczegóły dotyczące tego pojęcia są uregulowane w polskim prawie, a konkretniej w jednym z rozporządzeń Ministra Infrastruktury. Co ciekawe, wspomniany akt prawny został niedawno zmieniony po raz pierwszy od 2007 roku, wprowadzając tym samym nowe stawki i limity.
Co to jest kilometrówka?
Na wstępie warto zastanowić się, czym z definicji jest kilometrówka? W rzeczywistości to nic innego jak kwota, którą przedsiębiorstwo wypłaca pracownikowi za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Można więc stwierdzić, że wspomniana wartość jest swego rodzaju rekompensatą uwzględniającą koszty paliwa, a także niektóre wydatki związane z eksploatacją samochodu. Z kolei dokumentem regulującym konkretne stawki, a także limity związane z przejechanymi kilometrami, jest rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie ustalania i sposobu zwrotów kosztów związanych z używaniem prywatnych samochodów, motorów czy motorowerów do celów służbowych. Co istotne, wspomniany akt prawny za sprawą nowelizacji z dnia 22 grudnia 2022 r. wprowadza dość spore zmiany, które obowiązują od 17 stycznia 2023 roku.
Jak kształtują się stawki kilometrówki w 2023 roku?
Wydaje się, że stały wzrost cen towarów i usług w polskiej gospodarce stanowił jeden z najważniejszych czynników przemawiających za aktualizacją rozporządzenia, w którym jak wspomniano, stawki nie były zmieniane od 2007 roku. Obecnie, maksymalne wartości prezentują się w następujący sposób:
- dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm3 maksymalna stawka to 0,89 zł;
- dla samochodów osobowych o pojemności silnika większej niż 900 cm3 maksymalna stawka to 1,15 zł;
- w przypadku motocykli stawka kształtuje się na poziomie 0,69 zł;
- w przypadku motorowerów stawka to 0,42 zł.
Zauważmy, że podane powyżej wartości to maksymalne stawki za 1 km, które mają zastosowanie w odniesieniu do pojazdów prywatnych używanych w celach służbowych. Co ciekawe, porównując je z poprzednią wersją rozporządzenia, spotkamy się z pewnego rodzaju uproszczeniem dotyczącym rozliczania. Przed wprowadzeniem zmian stawki były podawane z dokładnością do czterech miejsc po przecinku, co mogło stanowić pewne utrudnienie. Obecnie ustawodawca postanowił wyeliminować ten problem, stosując zaokrąglenie do dwóch miejsc po przecinku.
Limity przebiegów w kilometrówce
Abstrahując od maksymalnych stawek za 1 km, warto również zwrócić uwagę na obowiązujące limity kilometrów, które zostały uwzględnione w § 3 rozporządzenia. Jak można zauważyć, wpływ na konkretne wartości ma m.in. liczba mieszkańców gminy lub miasta, w której jest zatrudniony pracownik. Odnosząc się do tego, miesięczne limity kilometrów wynoszą odpowiednio:
- 300 km w przypadku miast lub gmin do 100 tys. mieszkańców;
- 500 km w momencie, gdy liczba mieszkańców wynosi od 100 do 500 tys.;
- 700 km w odniesieniu do miast lub gmin zamieszkałych przez powyżej 500 tys. mieszkańców.
Oczywiście, nie są to wszystkie obostrzenia związane z limitami kilometrowymi. Przykładowo, wartości kształtują się nieco inaczej dla pojazdów używanych w służbie leśnej (1500 km) czy w służbach ratowniczych, m.in. w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową (3000 km).
Jak poprawnie obliczyć kilometrówkę?
Znając odpowiednie stawki i limity związane z kilometrówką, można przejść do tego, jak poprawnie ją obliczyć? W praktyce jest to bardzo proste działanie, które polega na przemnożeniu liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km odpowiadającej danemu typowi pojazdu. Oczywiście, pośród tego należy pamiętać o wspomnianych limitach oraz ewidencji przebiegu pojazdu, która jest nazywana potocznie tytułową kilometrówką. Co istotne, wytyczne dotyczące ewidencji zostały określone w art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nim, kilometrówka powinna zawierać m.in. numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika, imię i nazwisko oraz adres zamieszkania osoby używającej pojazd, a także cel i datę wyjazdu czy opis przejechanej trasy.
Czy można ustalić wyższe stawki za 1 km niż te podane w rozporządzeniu?
Na koniec można zastanawiać się, czy istnieje możliwość ustalenia wyższych stawek za 1 km niż te, które zostały podane w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury? Tak, niemniej należy mieć na uwadze to, że takie rozwiązanie będzie wiązało się z dodatkowymi skutkami podatkowymi i dotyczącymi ubezpieczeń społecznych. W skrócie, każda nadwyżka ponad określone stawki będzie oskładkowana, a także opodatkowana podatkiem dochodowym od osób fizycznych lub prawnych.