Podpisanie przez Prezydenta RP ustawy zmieniającej przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w dniu 27 sierpnia 2025 r. to definitywny sygnał dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce, że przygotowania do tej cyfrowej rewolucji wchodzą w decydującą fazę. Nowe regulacje mają kluczowe znaczenie dla usprawnienia procesów biznesowych i zwiększenia transparentności transakcji na terenie całego kraju. To już nie kwestia „czy“, ale „jak“ firmy w Polsce dostosują się do nowych wymagań.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami. Zasadniczo od 1 lutego 2026 r. obowiązek ten obejmie większość podatników, jednak dla podatników zwolnionych z VAT wejdzie on w życie od 1 kwietnia 2026 r. Warto jednak pamiętać, że mniejsze podmioty oraz Jednostki Samorządu Terytorialnego (JST) w praktyce będą musiały funkcjonować w nowych realiach już od lutego 2026 r.. Wynika to z faktu, że największe podmioty będą dostarczać im faktury zakupowe za pomocą KSeF już od tej daty. Aby ułatwić przygotowania, certyfikat KSeF będzie można pobrać już od 1 listopada 2025 r., co ma pomóc we wcześniejszym przygotowaniu systemów.
Jakie zmiany wprowadza podpisana ustawa?
Wśród najważniejszych zmian zatwierdzonych przez Prezydenta RP w ustawie o KSeF, na szczególną uwagę zasługuje wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników, w tym zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Dopuszczono również możliwość wystawiania faktur papierowych/elektronicznych w ograniczonych sytuacjach do końca 2026 r.. Wprowadzono także tryb offline „24h”, a także dopuszczono załączniki do e-faktur po zgłoszeniu w KSeF.
Dlaczego przygotowania są tak ważne?
Dla firm podpisana ustawa to wyraźny sygnał, że przygotowania do KSeF wchodzą w decydującą fazę. Zbyt późne wdrożenie może oznaczać istotne problemy związane z brakiem możliwości poprawnego wystawiania faktur sprzedażowych czy przetwarzania faktur zakupowych. Tylko odpowiednie działania, podjęte z wyprzedzeniem, zagwarantują płynne przejście na obowiązkowe e-fakturowanie. Kompleksowa weryfikacja gotowości do nowych wymagań w kontekście KSeF jest obecnie kluczowa.
Podsumowanie: Czy jesteś gotowy na KSeF?
Podpisana ustawa o KSeF to ostatni moment, aby odpowiednio przygotować się na zmiany. Niezależnie od wielkości firmy i branży, dostosowanie systemów informatycznych i przeszkolenie pracowników to priorytet. Nowe realia fakturowania nadejdą już wkrótce, a odpowiednie przygotowanie to jedyny sposób na uniknięcie problemów i pełne wykorzystanie korzyści, jakie niesie ze sobą cyfryzacja.