Prowadzenie firmy to nie tylko sprzedaż i rozwój, ale też obowiązki podatkowe i finansowe. Księgowość ma ogromny wpływ na bezpieczeństwo biznesu, dlatego wybór odpowiedniego biura rachunkowego jest kluczowy. Zdarza się jednak, że dotychczasowa obsługa nie spełnia oczekiwań – pojawiają się błędy, brak kontaktu albo brak wsparcia doradczego. Wtedy przedsiębiorca zaczyna się zastanawiać: jak i kiedy zmienić księgowość w firmie?
Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?
Decyzja o zmianie księgowości powinna być dobrze przemyślana. Najczęstsze sygnały, że warto poszukać nowego biura to:
- Brak kontaktu i wsparcia – jeśli księgowy odpowiada z opóźnieniem lub unika trudnych pytań, trudno mówić o partnerskiej współpracy.
- Powtarzające się błędy – źle rozliczony VAT czy spóźnione deklaracje to realne ryzyko kar.
- Brak doradztwa – dobre biuro nie tylko księguje faktury, ale też podpowiada, jak zoptymalizować koszty i podatki.
- Zmiany w firmie – rozwój biznesu, wejście w VAT UE, zatrudnianie pracowników – to momenty, gdy warto upewnić się, że księgowość nadąża za zmianami.
W jakim momencie najlepiej zmienić księgowość?
Najbardziej naturalny moment to początek nowego roku podatkowego – łatwiej wtedy zamknąć księgi i rozpocząć współpracę z nowym biurem od świeżego okresu rozliczeniowego.
Możesz jednak zmienić księgowość także w ciągu roku – przepisy tego nie zabraniają. Wymaga to po prostu dokładnego przekazania dokumentacji i ksiąg, tak aby nowy księgowy mógł płynnie przejąć obsługę.
Jak wygląda proces zmiany księgowości krok po kroku?
- Wypowiedzenie umowy – sprawdź okres wypowiedzenia w aktualnej umowie z biurem rachunkowym.
- Przekazanie dokumentów – dotychczasowy księgowy powinien wydać pełną dokumentację księgową i podatkową.
- Podpisanie nowej umowy – upewnij się, że warunki są jasno opisane (zakres usług, odpowiedzialność, terminy kontaktu).
- Przekazanie pełnomocnictw – nowe biuro zgłasza się do urzędów (US, ZUS) w Twoim imieniu.
- Bieżąca obsługa – nowy księgowy od razu przejmuje obowiązki i zaczyna rozliczać dokumenty firmy.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze nowego biura rachunkowego?
- Doświadczenie i specjalizacja – inne potrzeby ma sklep internetowy, a inne firma produkcyjna.
- Zakres usług – księgowość, kadry i płace, doradztwo podatkowe – najlepiej, jeśli wszystko jest w jednym miejscu.
- Nowoczesne rozwiązania – elektroniczny obieg dokumentów, aplikacje do fakturowania, szybki kontakt online.
- Opinie klientów – sprawdź, jak biuro jest oceniane przez innych przedsiębiorców.
Czy zmiana księgowości jest trudna?
Wielu przedsiębiorców obawia się, że zmiana biura rachunkowego to skomplikowany i ryzykowny proces. W praktyce – jeśli nowy księgowy jest doświadczony – przejęcie dokumentacji przebiega płynnie i bez problemów. Kluczowe jest, aby nie zostawiać tej decyzji na ostatnią chwilę i wybrać biuro, które daje poczucie bezpieczeństwa.
Podsumowanie
Zmiana księgowości w firmie to ważna decyzja, która może przynieść realne korzyści: mniej stresu, mniej błędów i lepszą optymalizację podatkową. Warto rozważyć taki krok, jeśli obecne biuro nie spełnia oczekiwań lub firma się rozwija i potrzebuje bardziej kompleksowej obsługi. Najłatwiej zrobić to z początkiem nowego roku, ale możliwe jest to także w dowolnym momencie.
Chcesz wiedzieć, jak wygląda zmiana księgowości w praktyce? Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci bezpiecznie i sprawnie przejść przez ten proces.