Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur obejmie największych podatników, czyli podmioty, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Dla małych firm natomiast najważniejsza data to 1 kwietnia 2026 r., kiedy obowiązek stanie się powszechny. Znajdujemy się więc w okresie przejściowym. Duzi kontrahenci już funkcjonują w KSeF, a mniejsze podmioty muszą dostosować swoje procesy w ciągu najbliższych tygodni. Poniżej omawiamy najistotniejsze zagadnienia z perspektywy małej firmy usługowej.
Czym w praktyce jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony przy użyciu KSeF i posiadający numer identyfikujący nadany przez system. Z punktu widzenia przepisów to nadal faktura w rozumieniu ustawy o VAT, jednak zmienił się kanał jej wystawienia i doręczenia, ale nie zmieniła się jej funkcja.
Najważniejsze kwestie:
● nie zmienił się katalog czynności podlegających fakturowaniu,
● nie rozszerzono zakresu obligatoryjnych danych wyłącznie z powodu KSeF,
● nie zmieniły się zasady określające, kto ma obowiązek wystawić fakturę.
KSeF to narzędzie techniczne o charakterze centralnym, a nie nowy rodzaj podatku, czy nowy obowiązek materialnoprawny.
Co oznacza obecny etap wdrożenia dla małych firm?
Choć obowiązek powszechny zacznie obowiązywać od 1 kwietnia 2026 r., wiele małych firm usługowych już teraz odczuwa skutki wdrożenia, ponieważ:
● ich duzi kontrahenci wystawiają faktury wyłącznie przez KSeF,
● faktury zakupowe są uznawane za otrzymane w dniu nadania numeru w systemie,
● pojawiła się konieczność dostosowania obiegu dokumentów.
W praktyce oznacza to, że nawet przed 1 kwietnia 2026 r. mała firma powinna mieć zapewniony dostęp do faktur w systemie oraz ustalone zasady ich przekazywania do biura rachunkowego.
Nowe obowiązki w ewidencji VAT i JPK_V7
Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje wymóg wykazywania w ewidencji VAT numeru identyfikującego fakturę nadanego w KSeF:
● po stronie sprzedaży – dla VAT należnego,
● po stronie zakupów – dla VAT naliczonego.
W odniesieniu do faktur sprzedażowych przewidziano okres przejściowy do 31 lipca 2026 r., w którym ewidencja może nie zawierać numeru KSeF.
Dodatkowo w ewidencjach pojawiły się nowe oznaczenia, m. in.:
● “OFF” – faktura niewysłana do KSeF lub bez numeru w momencie składania ewidencji,
● “BFK” – faktura elektroniczna lub papierowa,
● “DI” – dowód inny niż faktura,
● “VAT RR” oraz “MK” – w przypadkach szczególnych.
Dla małej firmy usługowej oznacza to konieczność zapewnienia spójności pomiędzy danymi w systemie KSeF a ewidencją VAT prowadzoną przez biuro rachunkowe.
Czy nadal trzeba opisywać faktury kosztowe?
Tak. KSeF nie znosi obowiązku wykazania związku wydatku z działalnością gospodarczą. Prawo do odliczenia VAT nadal wymaga:
● istnienia podatku należnego po stronie sprzedawcy,
● związku zakupu z czynnościami opodatkowanymi,
● prawidłowego ustalenia momentu odliczenia.
Analogicznie w podatku dochodowym konieczne jest wykazanie związku kosztu z przychodem lub źródłem przychodów. Fakt, że dokument znajduje się w systemie KSeF, nie zastępuje analizy merytorycznej.
Zakupy udokumentowane innymi dowodami
KSeF nie eliminuje innych dowodów księgowych. Nadal występować będą:
● dokumenty wewnętrzne,
● bilety,
● dowody opłat,
● dokumenty zagraniczne.
W określonych przypadkach możliwe jest również funkcjonowanie faktur poza systemem, zgodnie z przewidzianymi w przepisach wyjątkami.
Dla celów podatkowych kluczowe pozostaje spełnienie materialnych warunków odliczenia i zaliczenia wydatku do kosztów, a nie wyłącznie forma techniczna dokumentu.
KSeF a relacja z biurem rachunkowym
Samo wprowadzenie KSeF nie zmienia istoty umowy o prowadzenie ksiąg. Biuro rachunkowe nadal odpowiada za prowadzenie ewidencji i rozliczeń na podstawie otrzymanych dokumentów. Zmianie może ulec:
● sposób dostarczania dokumentów,
● zakres technicznej obsługi systemu,
● odpowiedzialność za monitorowanie wpływu faktur zakupowych.
Jeżeli dotychczasowy model współpracy działa prawidłowo, nie ma obowiązku jego zmiany wyłącznie z powodu KSeF. Konieczne jest jednak ustalenie, kto odpowiada za pobieranie faktur z systemu i przekazywanie ich do księgowości.
Modele obsługi KSeF w małej firmie usługowej
W praktyce funkcjonują cztery podstawowe modele:
- Przedsiębiorca samodzielnie obsługuje KSeF (sprzedaż i zakupy) i przekazuje dokumenty do biura.
- Przedsiębiorca obsługuje KSeF, a księgowy dodatkowo weryfikuje dokumenty bezpośrednio w systemie.
- Biuro rachunkowe obsługuje KSeF w zakresie zakupów, przedsiębiorca sam wystawia i wysyła faktury sprzedażowe.
- Biuro rachunkowe przejmuje pełną obsługę KSeF, w tym wysyłkę faktur sprzedażowych.
Wybór modelu powinien wynikać z organizacji firmy, liczby dokumentów oraz stopnia cyfryzacji procesów.
Kto “odbiera” fakturę w KSeF?
Faktura jest uznawana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru identyfikującego w systemie (z zastrzeżeniem trybów awaryjnych). Nie ma już klasycznego momentu doręczenia e-mailem czy pocztą. To, kto faktycznie monitoruje wpływ faktur: przedsiębiorca czy biuro rachunkowe, zależy od przyjętego modelu współpracy oraz nadanych uprawnień w systemie. Należy jednak pamiętać o tym, że brak monitorowania systemu może doprowadzić do opóźnień w księgowaniu i błędów w rozliczeniach.
Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w KSeF?
Zasadą pozostaje, że fakturę wystawia podatnik. Biuro rachunkowe może wykonać czynności techniczne w tym zakresie, o ile:
● strony wyraźnie to ustaliły,
● nadano odpowiednie uprawnienia w systemie,
● zakres odpowiedzialności został jednoznacznie określony.
Nie jest to jednak element obligatoryjny usługi księgowej.
Co mała firma usługowa powinna zrobić przed 1 kwietnia 2026 r.?
- Zapewnić dostęp do KSeF i przetestować proces wystawiania faktur.
- Ustalić z biurem rachunkowym model obsługi systemu.
- Określić, kto odpowiada za monitorowanie wpływu faktur zakupowych.
- Zweryfikować system fakturowania pod kątem integracji z KSeF.
- Zaktualizować procedury wewnętrzne i – w razie potrzeby – umowę z biurem rachunkowym.
Krajowy System e-Faktur przestał być projektem, a stał się realnym obowiązkiem dla części rynku. Dla małych firm usługowych najbliższe tygodnie są okresem ostatecznego dostosowania. Kluczowe jest uporządkowanie procesów i jednoznaczne określenie odpowiedzialności – zasady podatkowe pozostają bowiem niezmienione.