W maju 2026 r. przedsiębiorcy dokonują rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2025 r. Najważniejszy termin przypada na 20 maja 2026 r. Obowiązek dotyczy przede wszystkim osób rozliczających się według skali podatkowej, podatku liniowego oraz ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, które w 2025 r. podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu.
W praktyce oznacza to konieczność zestawienia składek opłaconych w trakcie roku z ich roczną wysokością wynikającą z osiągniętego dochodu lub przychodu.
Kogo dotyczy roczne rozliczenie
Obowiązek obejmuje w szczególności:
- przedsiębiorców na skali podatkowej, podatku liniowym oraz ryczałcie,
- wspólników spółek cywilnych, jawnych i partnerskich, wspólników jednoosobowych spółek z o.o., komplementariuszy spółek komandytowych oraz akcjonariuszy prostych spółek akcyjnych – w zakresie, w jakim podlegali ubezpieczeniu zdrowotnemu,
- osoby, które w 2025 r. miały choćby czasowy tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego w ramach działalności.
Szczegółowy katalog ma znaczenie techniczne, natomiast kluczowe kryterium pozostaje jedno: podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu w 2025 r. oraz sposób ustalania podstawy wymiaru składki.
Zawieszenie, zakończenie i rozpoczęcie działalności
Jeżeli działalność była zawieszona przez cały 2025 r., co do zasady nie powstaje obowiązek rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.
Inaczej jest w przypadku, gdy działalność została wznowiona w styczniu 2026 r. i przedsiębiorca rozlicza się według zasad ogólnych. W takiej sytuacji konieczne jest sporządzenie rozliczenia za 2025 r., przy czym obejmuje ono wyłącznie faktyczny okres podlegania ubezpieczeniu (często jeden miesiąc).
Obowiązek może wystąpić również wtedy, gdy działalność została rozpoczęta dopiero w styczniu 2026 r., jeżeli rozliczenie dotyczy zasad ustalania składki za 2025 r. w związku z tytułem do ubezpieczenia.
Z kolei osoby, które zakończyły działalność w 2025 r., ale były w tym czasie objęte ubezpieczeniem zdrowotnym, również uwzględniają ten okres w rozliczeniu rocznym.
Co należy zrobić do 20 maja 2026 r.
Przedsiębiorca powinien:
- złożyć roczne rozliczenie w dokumentach ZUS DRA lub RCA,
- zweryfikować podstawę wymiaru składki za 2025 r.,
- porównać składki opłacone w trakcie roku z należnymi,
- ustalić ewentualną dopłatę lub nadpłatę,
- uregulować niedopłatę do 20 maja 2026 r.
Nadpłata składki – jak wygląda procedura
Jeżeli z rozliczenia wynika nadpłata, ZUS udostępnia na koncie płatnika przygotowany wniosek RZS-R. Dokument ten wymaga weryfikacji, podpisania i odesłania przez przedsiębiorcę w systemie ZUS.
Wniosek należy złożyć najpóźniej do 1 czerwca 2026 r. Zwrot nadpłaty następuje do 3 sierpnia 2026 r., pod warunkiem braku zaległości na koncie płatnika.
Brak działania skutkuje zaliczeniem nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań.
Checklista dokumentów i danych
Przed rozliczeniem warto przygotować:
- roczne zestawienie przychodów lub dochodu za 2025 r.,
- dokumenty ZUS DRA lub RCA za poszczególne miesiące,
- informację o formie opodatkowania w 2025 r.,
- dane dotyczące okresów zawieszenia działalności,
- potwierdzenia zapłaty składek.
Najczęstsze błędy w praktyce
W praktyce najwięcej nieprawidłowości wynika z błędnego ustalenia rocznego dochodu lub przychodu, co bezpośrednio wpływa na wysokość składki zdrowotnej. Często pomijane są również zmiany formy opodatkowania w trakcie roku, co prowadzi do nieprawidłowego przypisania zasad rozliczenia. Problemem bywa także nieuwzględnienie okresów zawieszenia działalności oraz błędne rozliczenie krótkich okresów podlegania ubezpieczeniu. Dodatkowo istotnym uchybieniem pozostaje brak weryfikacji danych przed złożeniem deklaracji, co w konsekwencji skutkuje koniecznością korekt.
Mini-FAQ
Czy każdy przedsiębiorca musi składać rozliczenie?
Nie, obowiązek dotyczy wyłącznie osób objętych ubezpieczeniem zdrowotnym w 2025 r. i rozliczających składkę na określonych zasadach.
Czy nadpłata jest zwracana automatycznie?
Nie, konieczne jest złożenie wniosku RZS-R w systemie ZUS.
Co w przypadku braku rozliczenia?
ZUS może ustalić wysokość składki w trybie administracyjnym, co zwykle jest mniej korzystne dla przedsiębiorcy.
Znaczenie rozliczenia
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej wpływa bezpośrednio na rozrachunki z ZUS. Prawidłowe wykonanie ogranicza ryzyko korekt, zaległości oraz sporów dotyczących wysokości składki.