Archiwizacja faktur z KSeF to jeden z tematów, który budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców przygotowujących się do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF zmieniło nie tylko sposób wystawiania i odbierania faktur, ale również zasady ich przechowywania. Czy przedsiębiorca nadal musi tworzyć własne elektroniczne archiwum dokumentów, skoro faktury są przechowywane w systemie Ministerstwa Finansów?
Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Choć KSeF przejmuje znaczną część obowiązków związanych z archiwizacją faktur ustrukturyzowanych, w praktyce wiele firm nadal decyduje się na utrzymywanie własnych repozytoriów dokumentów.
Czy KSeF przechowuje faktury?
Tak. Jedną z funkcji Krajowego Systemu e-Faktur jest automatyczne przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Po poprawnym przesłaniu dokumentu do systemu zostaje on zapisany w centralnej bazie Ministerstwa Finansów i jest dostępny dla uprawnionych użytkowników.
Faktury są przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. W tym okresie podatnik ma możliwość pobrania dokumentów bez konieczności tworzenia własnego archiwum wyłącznie na potrzeby przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Czy przedsiębiorca musi tworzyć własne archiwum elektroniczne?
Co do zasady przedsiębiorca nie musi tworzyć własnego archiwum faktur ustrukturyzowanych, jednak w praktyce często jest to rekomendowane.
Jeżeli faktura została wystawiona i znajduje się w KSeF, przedsiębiorca nie ma obowiązku przechowywania jej dodatkowej kopii w swoim systemie informatycznym wyłącznie po to, aby spełnić obowiązki związane z archiwizacją. Centralny system Ministerstwa Finansów realizuje tę funkcję.
Nie oznacza to jednak, że własne archiwum całkowicie traci znaczenie.
Kiedy warto prowadzić własne archiwum?
Wiele przedsiębiorstw nadal przechowuje kopie faktur we własnych systemach. Wynika to przede wszystkim z organizacji pracy oraz potrzeb biznesowych.
Własne elektroniczne archiwum może ułatwiać:
- szybkie wyszukiwanie dokumentów wraz z umowami, zamówieniami i korespondencją,
- integrację z systemami ERP lub programami księgowymi,
- prowadzenie wewnętrznych analiz finansowych,
- tworzenie kopii bezpieczeństwa dokumentacji,
- zachowanie pełnej historii dokumentów po upływie okresu przechowywania w KSeF.
Dla wielu firm archiwum elektroniczne pozostaje więc elementem sprawnego zarządzania dokumentacją, mimo że nie wynika już bezpośrednio z obowiązków dotyczących faktur ustrukturyzowanych.
Dostęp do faktur w KSeF – o czym warto pamiętać?
Możliwość korzystania z faktur zapisanych w KSeF zależy od posiadanych uprawnień. Dostęp do dokumentów mają przedsiębiorca oraz osoby lub podmioty, którym zostały nadane odpowiednie uprawnienia, np. biuro rachunkowe lub pracownicy działu księgowości.
W przypadku zmiany biura rachunkowego lub zakończenia współpracy z pełnomocnikiem konieczne jest odpowiednie zarządzanie uprawnieniami w KSeF. Posiadanie własnego archiwum może ułatwić zachowanie ciągłości dostępu do dokumentów oraz usprawnić przekazywanie danych pomiędzy systemami wykorzystywanymi przez przedsiębiorcę.
Bezpieczeństwo danych i kopie zapasowe
Choć KSeF zapewnia przechowywanie faktur przez ustawowy okres, wiele firm decyduje się na tworzenie własnych kopii zapasowych. Takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo danych oraz pozwala zgromadzić w jednym miejscu nie tylko faktury, ale również powiązane z nimi umowy, zamówienia, potwierdzenia płatności czy korespondencję z kontrahentami.
Własne archiwum stanowi również zabezpieczenie na potrzeby wewnętrznych procedur, audytów oraz analiz prowadzonych przez przedsiębiorstwo.
Co po upływie 10 lat?
KSeF przechowuje faktury przez 10 lat. Po upływie tego okresu dokumenty nie będą już dostępne w systemie.
Jeżeli z innych przepisów wynika obowiązek dłuższego przechowywania określonych dokumentów albo przedsiębiorca chce zachować je do celów dowodowych lub biznesowych, powinien wcześniej pobrać je z KSeF i zadbać o ich dalszą archiwizację we własnym zakresie.
Czy nadal trzeba przechowywać wszystkie dokumenty księgowe?
Nie wszystkie dokumenty związane z działalnością gospodarczą trafiają do KSeF.
Przedsiębiorcy nadal powinni archiwizować między innymi:
- umowy,
- potwierdzenia zapłaty,
- dokumentację kadrowo-płacową,
- dokumenty magazynowe,
- dokumenty podatkowe niewystępujące w KSeF,
- inne dowody księgowe wymagane przez przepisy.
Oznacza to, że choć obowiązki dotyczące przechowywania samych faktur ustrukturyzowanych zostały znacząco uproszczone, system archiwizacji dokumentów w przedsiębiorstwie nadal pozostaje niezbędny.
Korzyści z archiwizacji w KSeF
Centralne przechowywanie faktur przynosi przedsiębiorcom szereg praktycznych korzyści. Przede wszystkim eliminuje konieczność gromadzenia papierowych kopii dokumentów, zmniejsza ryzyko ich utraty oraz zapewnia dostęp do faktur z dowolnego miejsca po zalogowaniu do systemu.
Jednocześnie organy podatkowe mają dostęp do dokumentów znajdujących się w KSeF, co może usprawnić przebieg czynności sprawdzających i kontroli podatkowych.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy po wdrożeniu KSeF trzeba przechowywać kopie faktur na komputerze?
Nie ma takiego obowiązku w przypadku faktur ustrukturyzowanych przechowywanych w KSeF. Własne archiwum może jednak ułatwić organizację dokumentów i zwiększyć bezpieczeństwo danych.
Jak długo KSeF przechowuje faktury?
Faktury ustrukturyzowane są przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
Czy warto prowadzić własne archiwum faktur z KSeF?
Tak, zwłaszcza jeśli firma korzysta z systemów ERP, współpracuje z biurem rachunkowym lub chce przechowywać w jednym miejscu również inne dokumenty związane z rozliczeniami i działalnością gospodarczą.
Podsumowanie
Obowiązkowy KSeF w istotny sposób zmienia zasady archiwizacji faktur. W przypadku faktur ustrukturyzowanych przedsiębiorcy nie muszą prowadzić odrębnego elektronicznego archiwum wyłącznie po to, aby spełnić obowiązki wynikające z przepisów. Funkcję tę przejmuje Krajowy System e-Faktur.
W praktyce jednak wiele firm nadal przechowuje własne kopie dokumentów. Ułatwia to codzienną pracę, integrację z wykorzystywanymi systemami, zapewnia dodatkowe bezpieczeństwo danych oraz zabezpiecza dokumentację na wypadek konieczności jej przechowywania przez okres dłuższy niż 10 lat. Dzięki temu przedsiębiorca zachowuje pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, jednocześnie korzystając z możliwości, jakie oferuje KSeF.