Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmie ostatnią grupę przedsiębiorców – najmniejsze firmy, które do końca 2026 r. korzystają z przejściowego limitu 10 tys. zł miesięcznej sprzedaży dokumentowanej fakturami. Po tej dacie limit przestanie obowiązywać. Oznacza to, że również przedsiębiorca wystawiający kilka faktur B2B w miesiącu będzie musiał korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek dotyczy także podatników zwolnionych z VAT.
Dla najmniejszych firm nie jest to więc kolejna odległa zmiana przepisów. Jeżeli przedsiębiorca do tej pory wystawiał faktury w PDF i przesyłał je kontrahentom e-mailem, od 2027 r. musi zmienić sposób ich wystawiania. Warto zrobić to wcześniej, ponieważ KSeF zmienia nie tylko sam moment wystawienia faktury, ale również sposób obiegu dokumentów w firmie.
Kogo obejmie KSeF od 1 stycznia 2027 r.?
Obowiązkowy KSeF jest wdrażany etapami. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w systemie objął największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podmiotów korzystających z rozwiązania przejściowego.
Do 31 grudnia 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży brutto dokumentowanej takimi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł.
To rozwiązanie nie będzie kontynuowane w 2027 r.
Od 1 stycznia 2027 r. limit 10 tys. zł znika całkowicie. Nie będzie już znaczenia, czy firma wystawia jedną fakturę B2B w miesiącu, czy kilkadziesiąt. Jeżeli dana faktura podlega obowiązkowi KSeF, będzie musiała zostać wystawiona w systemie.
Co ważne, zwolnienie z VAT nie oznacza zwolnienia z KSeF. Podatnicy zwolnieni podmiotowo lub przedmiotowo również są objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF.
Nie oznacza to jednak, że każda faktura wystawiana przez przedsiębiorcę musi znaleźć się w KSeF. Przepisy przewidują określone wyłączenia, m.in. dla części faktur konsumenckich oraz niektórych szczególnych dokumentów. Dlatego przy wdrażaniu KSeF trzeba przeanalizować rzeczywisty model sprzedaży firmy, a nie tylko jej wysokość.
Co właściwie zmieni się dla małej firmy?
Największa zmiana polega na tym, że faktura przestaje być przede wszystkim dokumentem wysyłanym kontrahentowi, a staje się dokumentem przekazywanym do centralnego systemu.
Dotychczas typowy proces mógł wyglądać następująco: przedsiębiorca wystawia fakturę w programie księgowym, zapisuje ją jako PDF i wysyła klientowi e-mailem. Kopia trafia następnie do księgowości.
W KSeF faktura ustrukturyzowana jest przekazywana do systemu, gdzie otrzymuje numer KSeF. System staje się więc elementem procesu fakturowania, a nie tylko miejscem przechowywania dokumentów.
To ma znaczenie również dla księgowości. Faktury zakupowe wystawiane przez kontrahentów trafiają do KSeF, dlatego firma musi mieć ustalony sposób ich odbierania i przekazywania do dalszego obiegu.
KSeF nie jest więc wyłącznie zmianą programu do fakturowania. To zmiana sposobu obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie.
Czy podatnik zwolniony z VAT również musi korzystać z KSeF?
Tak.
To jedna z kwestii, które mogą mieć szczególne znaczenie dla najmniejszych przedsiębiorców.
Podatnik zwolniony z VAT, który wystawia faktury podlegające obowiązkowi KSeF, również musi korzystać z systemu. Do końca 2026 r. może jeszcze korzystać z przejściowego limitu 10 tys. zł miesięcznie. Od 1 stycznia 2027 r. to ułatwienie znika.
Oznacza to, że przedsiębiorca zwolniony z VAT nie powinien traktować KSeF jako obowiązku dotyczącego wyłącznie dużych firm i podatników VAT czynnych.
Jeżeli wystawia faktury B2B, powinien sprawdzić, jak będzie wyglądał ich obieg po 1 stycznia 2027 r.
Co trzeba przygotować przed wdrożeniem KSeF?
W przypadku małej firmy przygotowanie do KSeF można sprowadzić do kilku kluczowych obszarów.
Po pierwsze – program do fakturowania.
Trzeba sprawdzić, czy obecne oprogramowanie obsługuje KSeF 2.0. Nie zawsze konieczna będzie wymiana programu. Na rynku dostępne są zarówno rozwiązania komercyjne, jak i bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów. Wybór powinien zależeć przede wszystkim od liczby faktur i sposobu prowadzenia księgowości.
Po drugie – dostęp i uprawnienia.
Właściciel jednoosobowej działalności może korzystać z KSeF samodzielnie. Inaczej wygląda sytuacja w spółce albo w firmie, w której faktury wystawia pracownik, a księgowość prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe.
W takim przypadku trzeba ustalić, kto może wystawiać faktury, kto ma dostęp do faktur zakupowych i jakie uprawnienia powinny zostać nadane biuru rachunkowemu. KSeF umożliwia nadawanie uprawnień innym osobom i podmiotom, w tym biurom rachunkowym.
Po trzecie – obieg faktur zakupowych.
To element często pomijany przy przygotowaniach.
Obowiązek odbierania faktur za pośrednictwem KSeF rozpoczął się już 1 lutego 2026 r. Dlatego przedsiębiorca powinien wiedzieć, gdzie jego faktury zakupowe trafiają i w jaki sposób są przekazywane do księgowości.
W praktyce może to oznaczać odejście od modelu, w którym pracownik przesyła każdą fakturę PDF na adres e-mail księgowej.
Czy faktura wystawiona poza KSeF będzie nieważna?
Nie należy utożsamiać naruszenia obowiązku KSeF z nieważnością samej sprzedaży czy automatyczną utratą prawa do odliczenia VAT przez nabywcę.
Jeżeli przedsiębiorca, mimo obowiązku, wystawi fakturę poza KSeF, nie oznacza to, że transakcja przestaje być opodatkowana. Sprzedaż nadal trzeba prawidłowo rozliczyć dla celów VAT.
Jednocześnie od 1 stycznia 2027 r. zaczynają obowiązywać sankcje za naruszenia obowiązków związanych z KSeF. W przypadku wystawienia faktury poza KSeF mimo istniejącego obowiązku naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną – co do zasady do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku do 18,7% kwoty należności ogółem.
Warto więc wykorzystać 2026 r. jako okres przygotowawczy, zamiast pierwszy kontakt z obowiązkowym KSeF odkładać na styczeń 2027 r.
Jakie błędy mogą popełnić małe firmy?
W przypadku małych przedsiębiorców problemem prawdopodobnie nie będzie sama liczba faktur, ale brak uporządkowania procesu.
Szczególnie ryzykowne jest założenie, że skoro firma wystawia tylko kilka faktur miesięcznie, to wdrożenie KSeF będzie można przeprowadzić „przy okazji”.
Do najczęstszych problemów mogą należeć:
- brak sprawdzenia, czy obecny program obsługuje KSeF 2.0,
- brak ustalenia, kto ma dostęp do systemu,
- brak procedury odbierania faktur zakupowych,
- nieuwzględnienie faktur wystawianych przez pracowników,
- brak uzgodnienia zasad współpracy z biurem rachunkowym,
- przekonanie, że zwolnienie z VAT oznacza również zwolnienie z KSeF,
- błędne założenie, że limit 10 tys. zł będzie obowiązywał również w 2027 r.
Ten ostatni punkt jest szczególnie istotny.
10 tys. zł nie jest docelowym limitem zwalniającym małą firmę z KSeF. Jest to wyłącznie rozwiązanie przejściowe obowiązujące do końca 2026 r.
Czy 2026 rok warto wykorzystać na testy?
Tak. Dla najmniejszych przedsiębiorców druga połowa 2026 r. powinna być przede wszystkim okresem uporządkowania procesu.
Nie chodzi wyłącznie o zalogowanie się do KSeF i wystawienie jednej testowej faktury. Należy sprawdzić cały obieg dokumentu: od wystawienia, przez przekazanie kontrahentowi, po odbiór faktur zakupowych i przekazanie informacji do księgowości.
Warto również sprawdzić sytuacje nietypowe – korekty, faktury wystawiane przez pracowników, dostęp biura rachunkowego czy problemy z dostępem do systemu.
Dzięki temu 1 stycznia 2027 r. nie będzie dniem, w którym firma dopiero zaczyna uczyć się KSeF.
KSeF od 2027 r. – co powinna zrobić mała firma?
Najważniejsza zmiana jest prosta: od 1 stycznia 2027 r. znika przejściowy limit 10 tys. zł miesięcznej sprzedaży dokumentowanej fakturami.
Mała firma nie będzie mogła więc argumentować, że wystawia zbyt mało faktur, aby korzystać z KSeF. Dotyczy to również przedsiębiorców zwolnionych z VAT.
Przedsiębiorca powinien jeszcze w 2026 r.:
- sprawdzić, które wystawiane przez niego faktury będą objęte KSeF,
- zweryfikować program do fakturowania,
- uporządkować dostęp i uprawnienia,
- ustalić z księgowością sposób odbierania i przekazywania faktur,
- przetestować wystawianie faktur w KSeF,
- przygotować procedurę na wypadek korekt i problemów technicznych.
KSeF od 2027 r. obejmie również najmniejsze przedsiębiorstwa. Dla wielu z nich nie będzie to duża zmiana pod względem liczby dokumentów, ale będzie to istotna zmiana sposobu ich wystawiania i obiegu.
Dlatego najważniejsze jest nie to, ile faktur firma wystawia miesięcznie, lecz czy ma przygotowany proces ich prawidłowego wystawiania, odbierania i przekazywania do księgowości.