Zbliżający się rok 2026 przyniesie znaczące modyfikacje w sposobie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Zmiany te, wynikające z nowego rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1299), mają kluczowe znaczenie dla podatników PIT, szczególnie tych będących czynnymi podatnikami VAT.
Dlaczego zasady prowadzenia PKPiR ulegają zmianie?
Kluczowym powodem wprowadzenia nowych przepisów jest dostosowanie zasad prowadzenia PKPiR do nadchodzącego obowiązku prowadzenia jej elektronicznie oraz konieczności przesyłania w strukturze JPK_PKPiR. Dotychczasowe rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. utraci moc z dniem 1 stycznia 2026 r., dlatego Ministerstwo Finansów wydało nowe, które zacznie obowiązywać od początku 2026 roku. Celem jest elektronizacja i standaryzacja rozliczeń.
Jak zmieni się podstawowy sposób prowadzenia PKPiR?
Od 1 stycznia 2026 r. podstawowym sposobem prowadzenia PKPiR stanie się użycie programów komputerowych. Jest to bezpośrednie powiązanie z obowiązkiem elektronicznego przesyłania księgi. Wzór PKPiR również zostanie zaktualizowany, a w księdze pojawią się dodatkowe kolumny. Będą one przeznaczone na wpisywanie numeru identyfikującego fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur oraz identyfikatora podatkowego kontrahenta.
Co ze zmianami w terminach dokonywania wpisów do księgi?
Nowe regulacje wprowadzają ujednolicony termin dokonywania wpisów do PKPiR. Niezależnie od tego, czy księga jest prowadzona samodzielnie przez podatnika, czy przez biuro rachunkowe, wpisy będą musiały być dokonywane, co do zasady, najpóźniej do dnia 20. każdego miesiąca. Termin ten dotyczy miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano przychód lub dokonano wydatku.
Jakie dokumenty stracą moc dowodową w PKPiR?
Katalog dowodów księgowych ulegnie zawężeniu. Zostaną z niego wyłączone dzienne zestawienia faktur dotyczących sprzedaży, które były sporządzane do zaksięgowania zbiorczym zapisem. Istotne zmiany nastąpią również w zakresie paragonów i dowodów wewnętrznych. Zlikwidowana zostanie możliwość dokumentowania dowodami wewnętrznymi zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego. Ponadto nie będzie można dokumentować paragonami zakupów materiałów, środków czystości, BHP oraz materiałów biurowych, również w jednostkach handlu detalicznego. Co więcej, zostanie zlikwidowana możliwość dokonywania zapisów w PKPiR na podstawie ewidencji sprzedaży VAT.
Czy obowiązek uproszczonej PKPiR dla rolników zostanie utrzymany?
Nowe przepisy przewidują likwidację możliwości prowadzenia uproszczonej PKPiR. Zmiana ta dotknie rolników prowadzących gospodarstwo rolne bez zatrudnienia, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych prowadzących działalność osobiście lub z udziałem członków rodziny, którzy osiągają przychód do 10 000 zł w roku podatkowym.
Co zmieni się w zakresie spisu z natury i korekt?
Nowości dotyczą również spisu z natury. Zostanie zlikwidowany obowiązek podpisywania spisu przez osoby go sporządzające; podpis będzie wymagany jedynie od właściciela zakładu (wspólników). Zmodyfikowany zostanie także sposób korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych (dobowych lub okresowych/miesięcznych), które nie są ujmowane w odrębnych ewidencjach. Dotychczas korekty opisywano na odwrocie raportu. Zgodnie z nowymi regulacjami, korekty będą dokonywane na podstawie dowodu wewnętrznego.
Czy przedsiębiorstwa wielozakładowe muszą nadal prowadzić PKPiR dla każdego zakładu?
Wprowadzone rozporządzenie likwiduje obowiązek posiadania przez przedsiębiorstwa wielozakładowe PKPiR w ramach każdego zakładu. Zniesiony zostaje również obowiązek sporządzania dowodów przesunięć. Jest to znaczne uproszczenie dla firm prowadzących działalność w wielu lokalizacjach.
Podsumowanie kluczowych zmian w PKPiR
Reasumując, od 1 stycznia 2026 r. czeka nas przejście na elektroniczną i ujednoliconą PKPiR, co wiąże się ze zunifikowaniem terminu wpisów (do 20. dnia miesiąca), nowym wzorem księgi (z kolumnami na dane z KSeF) oraz zaostrzeniem zasad dotyczących dowodów księgowych. Likwidacja możliwości dokumentowania niektórych wydatków paragonami detalicznymi i dowodami wewnętrznymi wymaga dokładnego przeanalizowania dotychczasowych procedur. Warto już teraz zacząć przygotowania do tych zmian, aby zapewnić płynność rozliczeń podatkowych.