Od 2026 roku wchodzą w życie przepisy, które istotnie rozszerzą katalog okresów wliczanych do stażu pracy. Nowelizacja ma uporządkować i ujednolicić zasady, które do tej pory różniły się w zależności od charakteru zatrudnienia. Dzięki temu staż pracy przestanie być kojarzony wyłącznie z etatem, a zacznie odzwierciedlać rzeczywisty przebieg aktywności zawodowej pracownika.
Co się zmienia?
Najważniejsza zmiana dotyczy uznania za staż również tych okresów, które do tej pory nie były brane pod uwagę. Chodzi przede wszystkim o lata przepracowane w ramach umów cywilnoprawnych, prowadzenia działalności gospodarczej czy współpracy przy takiej działalności. W praktyce oznacza to, że osoba, która przez kilka lat pracowała na zleceniu albo prowadziła firmę, będzie mogła zaliczyć ten okres do stażu pracy na równi z zatrudnieniem na umowę o pracę.
Ustawodawca przewiduje również możliwość wliczenia wcześniejszych okresów pracy wykonywanej w podobnych formach. Przepisy będą działały wstecz, o ile pracownik udokumentuje wskazane aktywności. Jest to istotna zmiana dla osób, które przez długie lata pracowały poza tradycyjnym etatem i którym do tej pory nie przysługiwały pełne uprawnienia wynikające ze stażu.
Dlaczego zmiany są istotne?
Nowy sposób liczenia stażu wpłynie przede wszystkim na wymiar urlopu wypoczynkowego. Przekroczenie określonych progów stażowych daje bowiem prawo do większej liczby dni wolnych. Oprócz tego staż ma znaczenie przy dodatkach stażowych, okresach wypowiedzenia, odprawach oraz nagrodach jubileuszowych. Wiele osób, które dotychczas nie mogły doliczyć lat aktywności zawodowej poza etatem, zyska realną poprawę sytuacji pracowniczej.
Dla pracodawców oznacza to konieczność przygotowania się na to, że część zatrudnionych będzie składała wnioski o ponowne przeliczenie stażu, co wpłynie na kadry, płace oraz organizację pracy. Zmiana nie będzie jednak odbywała się automatycznie — to pracownik będzie zobowiązany do zgromadzenia dokumentów i wystąpienia o stosowne zaświadczenia.
Co to oznacza w praktyce dla pracodawców?
Zdecydowanie więcej porządku, ale również kilka nowych obowiązków. Pracodawcy będą musieli:
- zweryfikować procedury dotyczące ustalania stażu urlopowego,
- zaktualizować listy kontrolne dla działów kadr — szczególnie proces onboardingu,
- poinformować pracowników o nowych zasadach,
- dostosować systemy kadrowo-płacowe tak, aby uwzględniały nowe reguły naliczania urlopu.
W pierwszych miesiącach po wejściu zmian w życie należy liczyć się z większą liczbą pytań ze strony pracowników, którzy będą chcieli sprawdzić, czy ich staż został prawidłowo ustalony.
A co z pracownikami?
Dla zatrudnionych największą korzyścią jest większa przejrzystość. Od 2026 r.:
- łatwiej będzie ustalić, czy dany okres nauki faktycznie zwiększa wymiar urlopu,
- pracownik dostanie jasną informację o przysługującym wymiarze urlopu już na początki współpracy,
- dokumenty potwierdzające naukę staną się kluczowe — bez nich staż urlopowy nie zostanie zwiększony.
Zmiany są więc korzystne, ale wymagają od pracowników większej dbałości o zachowanie dokumentów potwierdzających edukację.
Na co należy zwrócić uwagę?
Zmiany będą miały szczególne znaczenie dla przedsiębiorców oraz osób samozatrudnionych, które w przyszłości będą zatrudniane na umowę o pracę. Warto już teraz uporządkować dokumentację, zgromadzić umowy, potwierdzenia składek i dokumenty dotyczące prowadzenia działalności. Dzięki temu w 2026 roku łatwiej będzie złożyć wniosek o zaliczenie okresów do stażu pracy.
Pracodawcy powinni przygotować się na aktualizację procedur kadrowych i polityk urlopowych. Przeliczenie stażu może wpływać na liczbę dni urlopu, dodatki stażowe, okresy wypowiedzenia czy prawo do odpraw, co oznacza konieczność wprowadzenia zmian w systemach HR oraz dokumentacji pracowniczej.
Zmiany w stażu pracy od 2026 roku to krok w stronę bardziej sprawiedliwego i kompleksowego podejścia do aktywności zawodowej. Jednocześnie jest to czas na dobre przygotowanie się do nowych obowiązków po stronie zarówno pracowników, jak i pracodawców.