Od 1 lutego 2026 r. zaczynają obowiązywać nowe struktury JPK_VAT, które zostały dostosowane do KSeF oraz funkcjonowania systemu kaucyjnego. Zmiany te dotyczą wyłącznie określonej grupy przedsiębiorców i nie oznaczają wprowadzenia bieżącego raportowania każdej pobranej lub zwróconej kaucji. W praktyce mają one charakter uzupełniający i odnoszą się do rocznych rozliczeń niezwróconych kaucji.
Czym jest kaucja zwrotna na gruncie VAT i czy zasady te zmieniają się w 2026 r.?
Kaucja zwrotna pozostaje kwotą neutralną podatkowo. Jej pobranie oraz zwrot nie stanowią czynności opodatkowanej VAT i nie wpływają na podstawę opodatkowania. Ta zasada nie ulega zmianie wraz z wejściem w życie nowych struktur JPK_VAT. Oznacza to, że standardowe operacje związane z kaucjami nie podlegają bieżącemu ujmowaniu w ewidencjach VAT ani raportowaniu w plikach JPK.
Jakie zmiany w JPK_VAT są związane z systemem kaucyjnym?
Nowe struktury JPK_VAT wprowadzają dodatkowe pola oraz oznaczenia techniczne, w tym pole K_360 oraz dokumenty wewnętrzne oznaczane jako WEW z adnotacją „SYSTEM KAUCYJNY”. Rozwiązania te nie służą jednak do ewidencjonowania każdej operacji kaucji, lecz do wykazania rocznej różnicy pomiędzy kaucjami pobranymi a zwróconymi. Dotyczy to wyłącznie sytuacji, w których kaucje utraciły charakter zwrotny i podlegają rozliczeniu zgodnie z przepisami systemu kaucyjnego.
Czy kaucje zwrotne trzeba wykazywać w JPK_VAT na bieżąco?
Nie ma takiego obowiązku. Kaucje zwrotne nie są wykazywane w JPK_VAT na bieżąco, o ile zachowują swój zwrotny charakter. Przedsiębiorcy nie raportują każdej pobranej ani oddanej kaucji w ewidencji VAT. Obowiązek raportowania pojawia się dopiero na etapie rozliczenia rocznego, kiedy możliwe jest ustalenie kwoty kaucji niezwróconych i podlegających ujęciu w określonych polach JPK_VAT.
Kogo faktycznie dotyczą nowe obowiązki od 2026 r.?
Zmiany obejmują przede wszystkim przedsiębiorców wprowadzających na rynek napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym. Są to producenci, importerzy oraz podmioty reprezentujące wprowadzających, które odpowiadają za rozliczenie niezwróconych opakowań w skali roku. To właśnie te podmioty będą zobowiązane do wykazania odpowiednich danych w nowych polach JPK_VAT.
Czy sklepy i inne podmioty pośredniczące muszą zmieniać sposób rozliczania kaucji?
Podmioty pośredniczące, takie jak sklepy detaliczne czy hurtownie, nie zostały objęte nowymi obowiązkami w zakresie rozliczeń VAT od kaucji. Pobór i zwrot kaucji nadal pozostają dla nich neutralne podatkowo i nie wymagają wykazywania w JPK_VAT. Sklepy nie dokonują również rocznych rozliczeń niezwróconych kaucji na gruncie VAT.
Jakie znaczenie ma ewidencja opakowań dla rozliczeń za 2026 r.?
Dla przedsiębiorców objętych systemem kaucyjnym kluczowe znaczenie ma możliwość ustalenia liczby opakowań wprowadzonych do obrotu oraz faktycznie zwróconych w danym roku. Dane te stanowią podstawę do prawidłowego rozliczenia kaucji, które utraciły charakter zwrotny, i do ich wykazania w JPK_VAT w ujęciu rocznym.
Jak przygotować się do zmian już teraz?
Przedsiębiorcy z sektora napojów i opakowań powinni już na etapie 2025 r. zweryfikować, czy uczestniczą w systemie kaucyjnym jako wprowadzający lub poprzez podmiot reprezentujący. Istotne jest również sprawdzenie, czy stosowane systemy księgowe i ewidencyjne pozwalają na prawidłowe gromadzenie danych o opakowaniach i kaucjach w ujęciu rocznym. Takie przygotowanie ogranicza ryzyko błędów w rozliczeniach za 2026 r. oraz konieczność późniejszych korekt.