Zmiany obowiązujące od 2026 r. w zakresie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop mają charakter doprecyzowujący i porządkujący. Ustawodawca nie zmienił istoty samego prawa do ekwiwalentu, lecz jednoznacznie określił moment jego wypłaty. W praktyce oznacza to uproszczenie rozliczeń oraz możliwość wypłaty świadczenia jednym przelewem razem z wynagrodzeniem.
Kiedy powstaje prawo do ekwiwalentu
Prawo do ekwiwalentu powstaje wyłącznie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W trakcie zatrudnienia urlop powinien być wykorzystany w naturze, a wypłata ekwiwalentu nie jest dopuszczalna poza sytuacjami wynikającymi z przepisów.
W praktyce istotne są dwa często stosowane rozwiązania, które eliminują konieczność wypłaty ekwiwalentu:
- udzielenie urlopu w okresie wypowiedzenia – pracodawca może jednostronnie skierować pracownika na zaległy i bieżący urlop (tzw. przymusowy urlop),
- przeniesienie urlopu na kolejną umowę o pracę zawartą bezpośrednio po poprzedniej – pod warunkiem zgodnego ustalenia stron.
Termin wypłaty ekwiwalentu od 2026 r.
Od 2026 r. obowiązuje jednoznaczna reguła dotycząca terminu wypłaty:
- zasadą jest wypłata ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia, najczęściej wraz z ostatnią pensją,
- jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed rozwiązaniem stosunku pracy – ekwiwalent należy wypłacić w terminie 10 dni od dnia ustania zatrudnienia.
Doprecyzowano również, że jeżeli ustalony termin wypłaty przypada na dzień wolny od pracy, świadczenie należy wypłacić wcześniej. Dotyczy to zarówno terminu powiązanego z wypłatą wynagrodzenia, jak i 10-dniowego terminu po ustaniu stosunku pracy.
Przykłady praktyczne
Dla uporządkowania zasad warto odnieść je do typowych sytuacji kadrowych:
- umowa o pracę rozwiązuje się 17 czerwca, a termin wypłaty wynagrodzenia przypada na 28. dzień miesiąca – ekwiwalent wypłacany jest 28 czerwca (razem z wynagrodzeniem),
- umowa rozwiązuje się 30 czerwca, a wynagrodzenia wypłacane są 28. dnia miesiąca – termin wypłaty pensji przypada przed ustaniem zatrudnienia, więc ekwiwalent należy wypłacić najpóźniej do 10 lipca,
- jeżeli w powyższym przykładzie 10 lipca przypada w dzień wolny od pracy – wypłata powinna nastąpić odpowiednio wcześniej.
Sposób obliczania ekwiwalentu – bez zmian
Nowelizacja nie wprowadza zmian w metodologii ustalania wysokości ekwiwalentu. Nadal stosuje się dotychczasowe zasady wynikające z przepisów wykonawczych dotyczących ustalania wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy.
W uproszczeniu proces obejmuje:
- ustalenie podstawy wymiaru wynagrodzenia zgodnie z obowiązującymi zasadami (analogicznie jak przed 2026 r.),
- wyliczenie stawki dziennej, a następnie godzinowej,
- przemnożenie przez liczbę niewykorzystanych godzin urlopu.
Stawka godzinowa powstaje przez podzielenie podstawy wynagrodzenia przez współczynnik ekwiwalentowy, a następnie przez obowiązującą normę czasu pracy.
Współczynnik ekwiwalentu w 2026 r.
W 2026 r. współczynnik dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 20,92.
Jego wartość wynika z podziału liczby dni w roku pomniejszonej o niedziele, święta i dni wolne od pracy, przez 12 miesięcy. Współczynnik ten służy do przeliczenia miesięcznego wynagrodzenia na stawkę dzienną, a dalej godzinową.
Znaczenie zmian dla praktyki kadrowo-płacowej
Wprowadzenie jednoznacznego terminu wypłaty ekwiwalentu ogranicza dotychczasowe problemy organizacyjne. W szczególności:
- umożliwia rozliczenie świadczenia w ramach standardowej listy płac,
- eliminuje konieczność sporządzania dodatkowych rozliczeń po ustaniu zatrudnienia,
- zmniejsza ryzyko błędów i sporów dotyczących terminu wypłaty.
Z perspektywy pracodawcy oznacza to większą przewidywalność oraz uproszczenie procedur.
Podsumowanie
Od 2026 r. kluczową zmianą jest jednoznaczne powiązanie terminu wypłaty ekwiwalentu z terminem wypłaty wynagrodzenia oraz wprowadzenie 10-dniowego terminu uzupełniającego. Sama konstrukcja prawa do ekwiwalentu oraz sposób jego obliczania pozostają bez zmian.
Nowelizacja ma charakter porządkujący i odpowiada na praktyczne potrzeby działów kadrowo-płacowych, umożliwiając sprawniejsze i bardziej przewidywalne rozliczenia.