Od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym będą obowiązywać nowe zasady ustalania stażu pracy, które mają bezpośredni wpływ na uprawnienia pracownicze oraz obowiązki pracodawców. Sektor publiczny stosuje je już od 1 stycznia 2026 r.
W praktyce oznacza to konieczność wcześniejszego przygotowania organizacji – tak, aby od pierwszego miesiąca obowiązywania nowych przepisów prawidłowo ustalać staż pracy pracowników.
Co zmienia się w ustalaniu stażu pracy
Najważniejszą zmianą jest rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy. Oprócz zatrudnienia na podstawie umowy o pracę uwzględniane będą także inne formy aktywności zawodowej, w szczególności:
- prowadzenie działalności gospodarczej,
- wykonywanie pracy na wybranych umowach cywilnoprawnych (w tym umowie zlecenia).
W konsekwencji staż pracy wielu osób ulegnie zwiększeniu, co przełoży się na ich uprawnienia pracownicze.
Wpływ zmian na uprawnienia pracowników
Szersze ujęcie stażu pracy oznacza w praktyce szybsze osiąganie progów, od których zależą konkretne uprawnienia. Dotyczy to przede wszystkim:
- wymiaru urlopu wypoczynkowego,
- długości okresów wypowiedzenia,
- świadczeń uzależnionych od stażu pracy (np. nagrody jubileuszowe, dodatki stażowe).
Projektowane regulacje przewidują okres przejściowy (do 24 miesięcy od wejścia przepisów), w którym pracownik będzie mógł przedstawić dokumenty potwierdzające wcześniejsze okresy aktywności zawodowej. Po jego upływie możliwość ich uwzględnienia może być ograniczona, co w praktyce oznacza konieczność odpowiednio wczesnego działania zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.
Nowe obowiązki po stronie pracodawców
Od 1 maja 2026 r. pracodawcy będą zobowiązani ustalać staż pracy z uwzględnieniem także okresów prowadzenia działalności gospodarczej oraz wykonywania wybranych umów cywilnoprawnych (w tym zlecenia).
W praktyce oznacza to konieczność:
- pozyskiwania od pracowników zaświadczeń z ZUS potwierdzających okresy podlegania ubezpieczeniom społecznym,
- weryfikacji tych dokumentów pod kątem kompletności i poprawności,
- aktualizacji danych kadrowych i systemów kadrowo-płacowych.
Nieprawidłowe ustalenie stażu pracy może prowadzić do sporów pracowniczych, dlatego proces ten powinien zostać odpowiednio uporządkowany.
Co zrobić już teraz – 4 kroki dla pracodawcy
Aby ograniczyć ryzyka i zapewnić zgodność z nowymi przepisami, warto podjąć działania przygotowawcze jeszcze przed 1 maja 2026 r.:
- przeanalizować akta osobowe pracowników pod kątem możliwych dodatkowych okresów aktywności zawodowej,
- opracować procedurę przyjmowania i weryfikacji dokumentów potwierdzających staż pracy,
- przeszkolić dział kadr w zakresie nowych zasad ustalania stażu pracy,
- zweryfikować regulaminy pracy i wynagradzania, w szczególności zapisy dotyczące świadczeń uzależnionych od stażu (np. urlopy, dodatki stażowe).