W 2026 r. w VAT planowane są kolejne zmiany. Dla przedsiębiorców oznacza to przede wszystkim większe znaczenie weryfikacji kontrahenta i dokumentowania przebiegu współpracy.
W praktyce urząd skarbowy może badać nie tylko samą fakturę, ale także to, czy podatnik dochował należytej staranności. Dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić podstawowe dane firmy i zadbać o dokumenty potwierdzające wykonanie transakcji.
Dlaczego weryfikacja kontrahenta jest ważna
Planowane zmiany w ustawie o VAT pokazują, że administracja skarbowa chce jeszcze dokładniej kontrolować transakcje między firmami. Znaczenie będzie mieć nie tylko to, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, ale również to, czy cała współpraca wygląda wiarygodnie.
Szczególną ostrożność warto zachować przy usługach i usługach niematerialnych. W takich przypadkach sama faktura może nie wystarczyć, jeśli w razie kontroli zabraknie dowodów, że usługa została rzeczywiście wykonana.
Co warto sprawdzić przed współpracą
Przed zawarciem umowy dobrze jest potwierdzić status VAT kontrahenta, sprawdzić dane w CEIDG albo KRS oraz zweryfikować numer rachunku bankowego na białej liście VAT. Warto też ocenić, czy firma faktycznie prowadzi działalność i czy warunki transakcji nie odbiegają wyraźnie od standardów rynkowych
Jeżeli pojawiają się sygnały ostrzegawcze, takie jak brak kontaktu, niepełne dane albo nietypowo niska cena, trzeba zachować większą ostrożność. Im większa wartość transakcji, tym większe znaczenie ma rzetelna weryfikacja.
Jakie dokumenty zachować
W razie kontroli liczy się nie tylko faktura, ale cała dokumentacja współpracy. Dlatego warto przechowywać umowy, zamówienia, korespondencję mailową, potwierdzenia przelewów, protokoły odbioru oraz materiały potwierdzające wykonanie usługi lub dostawy.
Ma to szczególne znaczenie przy usługach niematerialnych, takich jak doradztwo, reklama czy usługi księgowe. W takich przypadkach dobrze zachować również raporty, zestawienia, analizy lub inne efekty wykonanych prac.
Biała lista VAT i split payment
Biała lista VAT pozostaje jednym z podstawowych narzędzi weryfikacji kontrahenta. W projektach zmian pojawiają się również rozwiązania, które mają ułatwić potwierdzanie statusu podatnika VAT z wcześniejszego okresu, ale na dziś warto przede wszystkim samodzielnie zapisywać potwierdzenia wykonanych sprawdzeń.
Dodatkowym zabezpieczeniem może być mechanizm podzielonej płatności. Nie eliminuje on jednak całkowicie ryzyka podatkowego, dlatego nie zastępuje sprawdzenia kontrahenta i właściwej dokumentacji transakcji.
Co warto zrobić już teraz
Już teraz warto uporządkować zasady weryfikacji kontrahentów w firmie. Dobrą praktyką jest regularne sprawdzanie danych partnerów biznesowych, archiwizowanie potwierdzeń z białej listy oraz dokładniejsze dokumentowanie wykonania usług.pit+1
Takie działania mogą ograniczyć ryzyko sporów podatkowych i ułatwić obronę stanowiska firmy podczas kontroli VAT.